Werkplek in het Voortgezet Onderwijs

Uitdagingen Voortgezet Onderwijs

Vandaag spreken we met Paul d’Anjou en Wilma Grootendorst, de oprichters van PoVo-Consult. PoVo-Consult helpt onderwijsinstellingen onder andere met het beter begrijpen van hun ICT-leveranciers, maar richt zich ook op het Normenkader IBP, regievoering, projectmanagement, interim-management voor ICT-afdelingen en schooladministratie, en functioneel beheer waaronder Magister en Som.today en ParnasSys.

Samen met Paul en Wilma schrijven we samen deze tekst over de uitdagingen in het Voortgezet Onderwijs. Zij verwachten namelijk dat de persoonlijke werkomgeving van grote toegevoegde waarde kan zijn voor het voortgezet onderwijs. Hieronder volgt een verslag van ons gesprek, geschreven door Xavier Geerdink en Paul d’Anjou.

De behoefte van een Voortgezet Onderwijs school

Veel scholen worstelen met het bestaan van verschillende portalen waar medewerkers, leerlingen en ouders hun informatie vandaan moeten halen: versnippering van informatie en systemen. Denk hierbij aan roosterinformatie, cijferinformatie, beleidsdocumenten, nieuwsartikelen, ouderavonden, het aanmelden van incidenten, etc.

Paul en Wilma leggen uit dat veel Voortgezet Onderwijs (hierna: VO) scholen een vergelijkbare behoefte hebben als het gaat om het centraliseren van informatie. Hoe kun je dit het beste realiseren? Elke school wordt blij van een centrale plek, die een compleet beeld van de organisatie geeft. Bij voorkeur is deze centrale plek persoonlijk en afgestemd op de medewerker of leerling die achter het scherm zit. Simpel beheer en onderhoud zijn hierbij belangrijk, aangezien complexiteit een drempel opwerpt voor zowel de beheerder als de gebruiker.

De rol van Microsoft SharePoint

De intrede van Microsoft 365 en daarmee ook SharePoint binnen het VO heeft veel onderwijsinstellingen ervan overtuigd dat zij hun communicatie-uitdagingen kunnen oplossen met SharePoint. Je hoort dan van de ICT-afdeling terug “dat kunnen we ook in SharePoint maken”.

Dat is een hele normale reactie. We steunen deze ook. Want SharePoint is een krachtige oplossing om informatie te delen en om mee samen te werken. In onze wereld is het ‘en-en’ is. Hoe zit dat dan precies en wat betekent dit voor jou als organisatie?

De belangrijkste vraag hierbij is wat je precies zoekt. Ben je op zoek naar alleen een intranet voor nieuws en documenten, dan kan SharePoint jou heel goed helpen. Wanneer je op zoek bent naar een persoonlijke werkplek (en meer) dan zoek je iets anders dan alleen intranet. Dat is een belangrijke nuancering.

Synigo Pulse is gemaakt om als een laag over je gehele kantoorautomatisering te liggen, zogezegd als een digitale voordeur, een startpagina. De Synigo Pulse werkomgeving (portaal + native app) bevat niet alleen allerlei handige SharePoint toepassingen maar nog veel meer slimmigheden.

Vragen die een onderwijsinstelling zich in relatie tot het wel of niet toepassen van SharePoint voor dit doel zouden moeten stellen zijn:

• Wat voor oplossing zoek ik precies? Zoek ik een oplossing voor in de breedte of een specifieke intranetoplossing?
• Heb en wil ik deze kennis opbouwen en onderhouden?
• Heb en wil ik tijd steken in het bedenken van deze oplossingen in SharePoint?
• Hoeveel tijd en expertise heb ik om functioneel beheer uit te voeren en de oplossing toe te passen in mijn organisatie?
• En een beetje retorische vraag “Hoe gebruikersvriendelijk is SharePoint voor mijn redacteuren?”
• Hoe zit het met kennisbewaking en overdracht, denk aan vertrek kennishouder.
• Zoek ik een intranet of een werkomgeving?
• Hoe willen wij, als onderwijsinstelling, onze mensen faciliteren?

Deze vragen hebben een antwoord nodig om tot een gedegen keuze te komen.

Een breed wensenpakket

Tijdens het gesprek met Paul en Wilma concluderen we dat vanuit het VO een breder wensenpakket naar voor wordt geschoven. Dit wensenpakket gaat veel verder dan een intranet. Kan Synigo Pulse hier dan wel in voorzien? Ja, dat is mogelijk! (J) Alle onderstaande wensen zijn met de Synigo Pulse werkomgeving te realiseren of van toepassing.

• Een attractief communicatieplatform / startpagina met andere woorden, één plek voor personeel, leerlingen en ouders.
• Gebruik van SharePoint lijsten en documenten.
• Laagdrempelig in gebruik.
• Eenvoudig te onderhouden door zowel technici als redacteuren.
• Authenticatie op basis van M365.
• Je gebruiker welkom kunnen heten, kunnen vertellen wat er te halen valt en wat de spelregels zijn.
• Gebruikers uitnodigen om hun profiel te verrijken zodat je elkaar ook beter kunt vinden.
• Een kennisbank, privacy- en informatiebeveiligingsbeleid op één plek tezamen met alle andere beleidszaken en informatie, vindbaar en altijd de juiste versie.
• Informatie en nieuws op basis van doelgroepen. Medewerkers zien andere content dan leerlingen of ouders.
• Mogelijkheid om ook eens een quiz toe te voegen om medewerkers bijvoorbeeld bewust te maken van veiligheidsrisico’s.
• Informatie zoals rooster, cijfers, huiswerk direct zichtbaar op je eigen startpagina.
• Leerlingen laten inschrijven voor vakken of lessen en dat alles in je eigen huisstijl.
• Mogelijkheid om pushnotificaties te sturen.
• Integratie met andere toepassingen zoals bijvoorbeeld Topdesk.
• Opstarten applicaties op basis van Single Sign On.

Dit zou er met het Synigo Pulse werkomgeving als volgt uit kunnen zien:

De Entra groepen en doelgroepen

Synigo maakt gerichte security en communicatie mogelijk. Het is niet alleen een manier om groepen gebruikers datgene te laten te zien wat ze mogen zien, maar ook een manier om alleen datgene dat nuttig is te laten zien. Synigo Pulse slaat zo twee vliegen in 1 klap: doelgroepgericht en veilig voor de medewerker en leerling.

Betrek je doelgroep

Naast de moetjes in je organisatie, is het ook nuttig om je gebruikers alleen te laten zien wat nodig is. Gebruik interactieve manieren om te laten zien waar je trots op bent, waar je om geeft. Een mooi middel daartoe is de showcase module. Daarmee kun je bijvoorbeeld laten zien waar je projecten staan.

Vindbaar maken

Een kwaliteit van de VO-werkplek is dat je de informatie vindbaar kunt maken. Met een paar zoekwoorden doorzoek je het hele Synigo Pulse portaal en weer, alleen daar waar jij toegang toe hebt.

Mobiele app

We weten dat mensen graag mobiel werken en even tussendoor met jouw organisatie contact willen zoeken. Synigo Pulse bevat standaard een native app. Dat is niet alleen handig. Maar ook veilig. We zijn nu bezig om de native app te verrijken met de Intune SDK. Hierdoor kan je ook securitybeleid toepassen op de content van de native app. Ook mobiel.
De native app biedt een rijke ervaring voor leerling en ouders. Denk bijvoorbeeld aan het inschrijven op een vak via je mobiel, maar ook het laatste nieuws en leuke evenementen om anderen te ontmoeten. Leerlingen zien ook hun rooster en krijgen desnoods een pushnotificatie.

Regel je zaken

Maak het gemakkelijker voor leerlingen om dingen te regelen. Bijvoorbeeld om je in te schrijven voor vakken. Ook in de native app, in je eigen huisstijl.

Centraliseren

We hebben nu enkele voorbeelden gezien om je school vooruit te helpen. Een rode draad van het verhaal is, is dat een school geholpen wordt met een plek waar zij de ervaring van haar informatievoorziening kan centraliseren. Je maakt het je mensen makkelijker door een professionele slag.

En vergeet niet om het ook handig te maken. Onderwijsinstellingen hebben vaak losse applicaties voor ouders, roostering, aanwezigheid. Met Synigo pulse kun je vrij eenvoudig het rooster integreren in de portal en aanwezigheid bij elkaar brengen.

Kan het Synigo Pulse portaal iets bieden in relatie tot het Normenkader?

Informatiebeveiliging en Privacy (het Normenkader IBP) zijn belangrijke onderwerpen voor alle VO-scholen. Scholen werken met veel privacygevoelige informatie en zijn als organisatie uniek te noemen. In geen één ander organisatievorm wordt er door medewerkers, leerlingen (de klant) en ouders van de klant op één en dezelfde omgeving gewerkt. Dit maakt dat het Normenkader IBP van groot belang is. Alle scholen binnen het funderend onderwijs moeten zodoende met ingang van 2027 voldoen aan de in het Normenkader IBP gestelde regels.

Paul en Wilma vroegen zich af hoe het Synigo Pulse portaal het normenkader een gezicht kan geven binnen een schoolorganisatie. Samen gingen we aan de slag met de mogelijkheden van het Synigo Pulse portaal en hoe je gericht met medewerkers kunt communiceren in relatie tot het normenkader IBP. Samen kwamen we tot de volgende toepassingen:

• Toegangsbeheer en authenticatie.
• Gebruik Synigo Pulse om je adoptieprogramma een gezicht te geven.
• Onboarding van nieuwe collega’s.
• Toetsing op kennis (IBP) beleid door middel van een periodieke quiz.
• Periodiek verplicht onder de aandacht brengen van IBP-beleidsdocumenten.
• Delen van status met betrekking tot de invoering van het Normenkader IBP.
• Beveiligingstip van de week om bewustwording te vergroten.
• Doelgroepgericht informatie verstrekken in relatie tot het Normenkader IBP.

We lichten er een paar uit.

Toegangsbeheer en authenticatie

Een belangrijke voorwaarde is dat de toegang tot je informatievoorzieningen in kannen en kruiken is. Microsoft heeft heel veel slimme oplossingen om dit goed voor je te regelen. Het Synigo Pulse portaal gaat daar 1:1 in mee.
Eenmaal ingelogd in Pulse wordt je bij andere applicaties ook automatisch ingelogd. Dat kennen we natuurlijk als Single Sign On (SSO) en dat is heel prettig voor de gebruiker.

Onboarding en Popup

Security begint vaak bij bewustwording. Met het Synigo Pulse portaal kun je op heel veel manieren de gebruiker bewust maken van het Normenkader IBP. In het bijzonder al bij het in dienst komen en het daaropvolgende onboarding proces. Met het onboarding proces kun je nieuwe medewerkers of gebruikers al laten zien welke documenten voor hen belangrijk zijn. Dit kunnen belangrijke besluitvormingsdocumenten zijn maar ook relevante documenten ten aanzien van het normenkader IBP. Het (eventueel verplicht) onder de aandacht brengen van deze documenten kan enorm bijdragen aan de awareness en betrokkenheid. Ook het periodiek opnieuw tonen van bepaalde documenten in relatie tot het normenkader IBP kan ervoor zorgen dat men zich hiervan bewust blijft.

FAQ van het Normenkader IBP

De kennisbank, Weten & Regelen, is een hele verademing voor het opslaan van alle (IBP) beleidsdocumenten. Binnen Weten & Regelen kun je heel gebruikersvriendelijk laten zien welke beleidsdocumenten er zijn en alvast het antwoord formuleren op veel gestelde vragen in relatie tot dit beleid. De redacteur van Weten & Regelen heeft met het Synigo Pulse portaal een zeer gebruikersvriendelijke tool om zijn content te bewerken en te beheren.

Een stap verder gaat de integratie van KPI’s over de security status:

Bevragen van medewerkers en leerlingen

Een hele andere manier om met bewustwording binnen je organisatie aan de slag te gaan is het uitzetten van een Quiz. Deze kan je bijvoorbeeld linken aan het normenkader. Een mooie laagdrempelige en speelse manier om gebruikers van je digitale omgeving te toetsen op hun kennis in relatie tot het Normenkader IBP of andere beleidszaken.

Wekelijkse tips

Geef gebruikers tips of adviezen waardoor zij veiliger kunnen werken. Dit kan op een compacte manier met een lees meer functie. Dit kan ook in de Synigo Pulse native app voor gebruik op je Smart Phone.

Bestaande oplossingen blijven gebruiken of toch vernieuwen?

En waarom gaat het dan wat moeizaam bij scholen? De technologie/toepassingen liggen voor het oprapen zou je zeggen. Dat heeft met de onwetendheid te maken. Een gevolg van deze onwetendheid kan zijn dat VO-instellingen de neiging hebben om te berusten in bestaande oplossingen. Je hoort dan zeggen “we doen het al jaren op een bepaalde manier”. Dit kan resulteren in silo-denken. Omdat het rooster in de ene app staat en de cijfers in de andere, blijven zij hun leerlingen informatie in aparte apps sturen. Ze vinden het lastig om zich een beeld te vormen van één complete omgeving, één waar alles bij elkaar komt. Dit geldt niet alleen voor leerlingen maar ook voor personeel. Wat is er nu fijner dan alle informatie kunnen raadplegen binnen een en hetzelfde portaal. Beleid, een ticket inschieten, je agenda met rooster en ga zo maar door.

Hoe kan ik een laagdrempelige omgeving op zetten?

Dat kan heel goed met de werkplek voor het VO van QS Breens Network. Daarmee krijg je een hele goede basis om mee te starten. De collega’s van Breens Network kunnen je ook goed helpen met de inbedding van de technologie in je organisatie.

De flexibiliteit voor onderwijsinstellingen

Belangrijk is dat scholen makkelijk kunnen schalen. In functionaliteit, maar ook in omvang, door fusie/overname, maar ook bij afstoting. Pulse is daar uitermate geschikt voor
1. Je kunt je eigen VO standaard met 1 druk op de knop aanbieden.
2. Je kunt verschillende scholen desgewenst een verschillende stijl geven, maar wel binnen de kaders.
3. Je kunt ook andere omgevingen migreren. Lees bijvoorbeeld het verhaal eens van DCTerra.

Toekomst bestendig

Goed om te weten, VO-instellingen zijn ook bezig met flexibilisering van het onderwijs. Synigo Pulse bevat hele mooie functionaliteiten om het studieaanbod te tonen zodat leerlingen hieruit kunnen kiezen. Lees meer op deze pagina Synigo Sense (of een blog over flexibilisering).

Over dit artikel

Dit artikel is geschreven door Xavier, Paul en Wilma en is een weergave van ons gesprek over het Voortgezet Onderwijs.

Wil je hierover sparren? Neem dan contact op met Paul en Wilma.
Wilma Grootendorst, wilma.grootendorst@povo-consult.nl
Paul d’Anjou, paul.danjou@povo-consult.nl