Gemeente Pekela: ‘We zijn er eigenlijk gewoon mee begonnen'

Gemeente Pekela: ‘We zijn er eigenlijk gewoon mee begonnen’
Alle ins en outs over de implementatie van de nieuwe werkomgeving van de Gemeente Pekela.

Pekela is een gemeente in de provincie Groningen. De nuchtere Groningse mentaliteit is al snel merkbaar als we Peter Wever (Informatiemanager) en Robert Wagt (Functioneel Beheerder) spreken over het nieuwe intranet portaal van de Gemeente Pekela (nu een half jaar in gebruik). Over de implementatie zegt Peter: ‘We zijn er eigenlijk gewoon mee begonnen, het was niet moeilijk.’ In deze klantcase krijg je inzicht in waarom de Gemeente een nieuw platform zocht, hoe ze het project hebben aangepakt en wat de status nu is.

Ontvlechting van gemeentes
Eind 2023 is de Gemeente Pekela live gegaan met hun nieuwe digitale werkplek. ‘We zijn vanuit een gezamenlijke regeling van twee gemeentes samen ontvlochten. Het vorige intranet heette SAM van samen, maar het platform was niet echt geschikt om samen te werken. Het was meer een plek waar informatie werd aangeboden, een soort kennisbank. Je kon minder doen met rechten en er was geen integratie met Microsoft 365. Wij zijn er uitgestapt en gingen op zoek naar een andere oplossing.’

Starten met een pilot  
Wat Pekela zocht? ‘Samen met onze ICT-partner Grid zijn we gestart met een Pilot voor Microsoft 365. We zochten een intranet dat kon werken als schil – en volledig integreert met Microsoft 365. Daarbij moest het alles kunnen wat ons huidige intranet toen ook kon. We hebben iemand ingehuurd met expertise, en die heeft ons Synigo Pulse geadviseerd. We zijn afgegaan op het advies van iemand die er verstand van heeft. De portal hebben we eerst een tijdje zelf gebruikt voor één afdeling tijdens onze Pilot voor Microsoft 365.’

Alles zelf gedaan
Opvallend is dat Peter en Robert alles zelf hebben gedaan – samen met twee collega’s. ‘Van de contractuele kant tot de inrichting, het promoten en de adoptie. We hebben gekeken wat het platform kon, en zijn toen direct praktisch aan de slag gegaan met een schets. Dit willen we erin hebben en zo moet het eruit zien. Het werd al snel een beetje rommelig, dus op een gegeven moment hebben we met elkaar gezeten om de kleurstelling te bepalen en de portal rustig en overzichtelijk te maken.’

Het was niet lastig
Een training was niet nodig. ‘Nee, we hebben het niet als lastig ervaren. We zijn gewoon aan de slag gegaan en het CMS sprak voor zich. We hadden al veel informatie op onze kennisbank, dus die hebben we overgezet naar Weten en Regelen. We hebben de verjaardagen ingericht, het smoelenboek en natuurlijk applicaties. Het nieuws wouden we graag modern presenteren, dus hebben we gekozen voor een image slider. Verder hebben we een tijdlijn op basis van Microsoft Viva, de vacatures via een RSS-feed en powerBI dashboards.’

Nieuw intranet op maandag
Het intranet ging niet live met een knal en champagne, maar wel met veel positiviteit. ‘Voor het einde van het jaar moesten we van het oude intranet af. We hadden gewoon besloten om per aanstaande maandag over te gaan. We hebben een berichtje op het oude intranet gezet en toen landde iedereen op maandag op het nieuwe platform. De onboarding-module was handig, zodat iedereen zijn eigen foto toe kon voegen en we gelijk een mooi gevuld smoelenboek hadden. De reacties waren positief – iedereen vond het er mooi uitzien, heel modern.’

Spelen met widgets
‘We hebben een aantal dingen vastgezet, zoals het nieuws, applicaties en verjaardagen. De rest van de widgets mag iedereen mee spelen zoals ze het zelf fijn vinden. Steeds vaker zien we al andere widgets verschijnen bij collega’s, zoals een spotify playlist of buienradar. Zelf vinden we de PowerBI widget heel fijn. Ook de tijdlijn waar collega’s berichtjes op plaatsen wordt steeds meer gebruikt.’

Wij zijn soms ongeduldig
Als we vragen waar ze tegenaan zijn gelopen? ‘Je moet de 365 kant echt goed hebben ingericht. Alle gegevens die je bijvoorbeeld in je Smoelenboek wilt gebruiken, moeten goed staan. Als je dan een verjaardag invult, dan duurt het soms een dag voordat Microsoft dat dan heeft verwerkt. Die synchronisatietijd hadden wij niet verwacht. Wij zijn soms ongeduldig, en werden dan flink op de proef gesteld. Verder zijn wij erg praktisch – we dachten gewoon ‘hop we gaan live’. Na livegang hebben we nog wel content netjes moeten maken en het CMS een beetje moeten opschonen.’

Efficiënt gebruik van informatie
Peter: ‘Ik denk niet dat we alles eruit halen wat erin zit, maar ik denk wel dat we onze doelen halen. We maken nu veel efficiënter gebruik van informatie. Als je de gegevens al hebt van iemand, waarom zou je het dan nog een keer opslaan. En we bieden op een goede manier applicaties aan, met een bepaalde authorisatielaag.’ Wensen blijven er altijd. ‘De echt leuke dingen, zoals integraties met Java widgets en PSA hebben we nog niet gedaan. We gaan nu eerst onze applicaties naar de Cloud brengen. Ook willen we misschien nog wel meer personalisatie gaan toepassen. Bijvoorbeeld specifieke pagina’s voor afdelingen of projecten.’ Wij wensen Peter, Robert en hun collega’s veel succes en plezier met het platform de komende tijd – en blijven graag meekijken met hun ontwikkelingen.