In 2022 heeft BauWatch haar nieuwe portal gelanceerd voor sociaal intranet, digitale werkplek en data integratie. Dat was hard nodig, want de organisatie breidde zich snel uit binnen Europa. Floor Beek, Director Marketing & Communications: ‘Er kwamen steeds meer nieuwe collega’s en dus ook de behoefte om nieuws te delen en medewerkers te onboarden.’ Don Heijmans, IT Business Solutions Manager, vult aan: ‘We hebben zoveel verschillende applicaties, dat we op zoek gingen naar één platform waarin je die allemaal kunt vinden én gebruiken. En daarnaast zochten we een platform dat met ons doorgroeit naar een gepersonaliseerde werkomgeving waarin je als medewerker ziet en vindt wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.’ Lees alles over het startscherm/de portal in Teams & mobiele App van BauWatch in deze klantcase.
Vanuit niks beginnen
Janine Dumont werd als externe projectleider ingehuurd en zij heeft het project geleid: ‘‘BauWatch had nog geen intranet of digitale werkplek. Dat is aan de ene kant heel fijn, want er is geen oude (vaak achterhaalde) informatie die je moet hergebruiken en er is ook geen vergelijkingsmateriaal in de vorm van een bestaand platform, waar mensen toch vaak aan gehecht zijn. Aan de andere kant is het ook een nadeel. Er is niks dus er is behoorlijk wat werk aan de winkel. De behoefte aan de organisatie-kant was er heel duidelijk: BauWatch groeit hard binnen Europa. Naast Nederland en Duitsland zijn België, Engeland, Spanje en Frankrijk ook aangesloten. Andere landen volgen snel. HR, Marketing en Business Solutions sloegen de handen ineen en samen met de werkgroep werd besloten: we hebben één persoonlijk intern communicatie- en informatieplatform nodig.’’
Microsoft 365 based
Don licht toe waar het aan moest voldoen: ‘‘We hebben een duidelijke lijst van requirements opgesteld. Zo was het belangrijk dat het Microsoft 365 based was, om goed aan te kunnen sluiten op ons IT-landschap. Daarnaast moet het makkelijk te implementeren zijn én veel functies hebben. Zoals onboarding, een goede nieuwsomgeving, een tijdlijn en een duidelijke kennisbank. En het moet door kunnen groeien tot onze digitale werkplek. In eerste instantie wordt het gebruikt als sociaal intranet, maar in de toekomst willen we data uit andere systemen kunnen ontsluiten. Verder is het belangrijk om te kunnen personaliseren, zodat je nieuws of informatie toont die voor die persoon relevant is. En een goede contacten lijst is belangrijk, zodat iedereen elkaar goed weet te vinden.’’
“We hebben zoveel verschillende applicaties, dat we op zoek gingen naar één platform waarin je die allemaal kunt vinden én gebruiken.
Don Heijmans – IT Business Solutions Manager
Van pilot tot RFI
Janine vertelt over het proces: ‘‘Er waren requirements, een stuurgroep, een werkgroep en een kernteam. Samen met het kernteam heb ik het plan van aanpak opgesteld en zijn we gestart met een pilot met een andere leverancier. Een internationale groep van 22 collega’s heeft gedurende twee maanden van alles uitgeprobeerd, om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden. Daarnaast onderzochten we de wensen en eisen met een wederom internationaal gebruikersonderzoek. Zo hadden we aan het einde van het gebruikersonderzoek goed inzicht in wat we echt nodig hadden. En daar voldeed het platform van de andere leverancier niet aan. Vervolgens hebben we een RFI opgezet om de vraag opnieuw uit te zetten in de markt. Hierop reageerden verschillende leveranciers en drie hiervan nodigden we uit om een uitgebreide demo te geven, conform eenzelfde opzet. Dat maakte het voor ons mogelijk om echt goed te kunnen vergelijken. Het platform van Synigo kwam hier het beste uit. Zowel qua wensen en eisen op het gebied van functionaliteit als op prijs!’’
Oplossing: BauWatch Base
Floor: ‘‘We noemen het platform BauWatch Base, omdat dit het fundament is voor elke medewerker in zijn informatie- en communicatiebehoefte. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk aandacht te besteden aan kennismaking en adoptie onder medewerkers. We hebben samengewerkt met Adoptics, zodat onze redacteuren goed getraind werden om nieuwe dingen te kunnen plaatsen. De introductie van het platform wilden we graag met veel humor brengen om mensen nieuwsgierig te maken en te activeren. We hebben veel buzz gecreëerd, al voordat Base gelanceerd werd. Zo hingen bijvoorbeeld overal posters met QR-codes die linkten naar grappige filmpjes. We hebben aandacht besteed aan heldere informatie en instructies om het programma goed te leren kennen, en een helpdesk is in het leven geroepen. Een ambassadeursteam met enthousiaste en betrokken collega’s heeft de campagne ideeën getoetst en aangescherpt. Daarnaast stelden we een contentplan op. Wekelijks worden de nieuwe medewerkers voorgesteld volgens een vast format, de directie update ons elke week over het reilen en zeilen én we delen alle up-to-date HR-informatie. Alles om collega’s te verleiden om regelmatig naar het platform te komen.’’
Resultaat: betere samenwerking
Don vertelt over het gebruik én de doorontwikkelingen: ‘‘Medewerkers zijn blij dat er één plek is waar ze alles kunnen vinden. Het is hun startscherm: in Teams en op de App. Vooral de contactenlijst (lees: smoelenboek), het nieuws, de pre-boarding en applicaties op één plek worden erg gewaardeerd. Medewerkers weten elkaar makkelijker te vinden. We hebben een basis neergezet en gaan dit nu door ontwikkelen. Zo vind ik het nog niet persoonlijk genoeg: iedereen ziet nog alle apps en veel nieuws. Daar werken we aan. Ook zijn we nog bezig met het klaarzetten van de kennisbank. Dit gaat ervoor zorgen dat er nog meer mensen mee gaan werken. En dan komen de integraties nog. We willen door informatie te ontsluiten, taken en workflows in te richten, het aantal keer dat iemand moet klikken gaan verminderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan integraties met Salesforce, Topdesk en Numbrs.”
Het BauWatch gevoel
Janine vult aan: ‘‘Het streven is ook om redacteuren per afdeling op te gaan leiden. Zodat er naast nieuws, ook showcases (lees: uitgelichte projecten of onderwerpen) geplaatst en onderhouden kunnen worden. Dat is essentieel om het BauWatch-gevoel te krijgen en versterken. De CEO heeft altijd gezegd: ‘We zijn één bedrijf en daar moeten we samen aan werken.’ Het is heel fijn dat iemand op zijn niveau hier knetterhard achterstaat én dat BauWatch daar nu zo’n goed platform voor heeft.’’
Adoptics
Dit project kwam tot stand met partner Adoptics, wil je meer over adoptie weten? Bekijk dan hun website of neem contact op via info@synigopulse.nl of +31 88 3838500
