Een klantcase over content & interne communicatie via Start Brilliant
Deze case study belicht de communicatievoordelen van de KNNS workspace, die door Brilliant Group wordt gebruikt. Brilliant, met ongeveer 65 medewerkers, is actief als hygiënepartner voor topbedrijven in de voedselverwerkende industrie. Maar hoe zorg je ervoor dat collega’s op kantoor, Account Managers verspreid door het land, en een logistieke afdeling die zelden achter hun laptop zit, op de hoogte blijven van wat er speelt binnen de organisatie? Dat doen ze via Start Brilliant, hun social intranetplatform, met functies zoals nieuws, evenementen en de kennisbank ‘Zo doen we dat’. Wij zijn benieuwd en vragen Contentmanager Tessa Pluk hoe ze dat bij Brilliant allemaal organiseren.
Doelgroepen bereiken via het intranet
Tessa, wat doe je precies bij Brilliant?
“Ik werk hier sinds januari 2024 en ik richt me zowel op interne als externe marketing en communicatie. Ik beheer alles wat te maken heeft met ons Synigo Pulse platform. Ik schrijf veel, denk na over hoe we onze doelgroepen bereiken, en plaats alle content. Daarnaast beheer ik onder andere onze social media platformen en een van onze twee websites.”
En wie behoren tot die (interne) doelgroepen?
“We hebben kantoormedewerkers, maar ook een logistieke afdeling die altijd bezig is met fysiek werk en daarom vrijwel nooit achter een laptop zit. Daarnaast hebben we Account Managers die soms maar eens per week of nog minder op kantoor zijn. Die wil ik allemaal betrekken bij Start Brilliant.”
“Het is makkelijk en intuïtief”
Tessa Pluk, Contentmanager Brilliant Group
Nieuwe collega’s in de spotlight
Hoe trek je mensen naar Start Brilliant?
“Vooral door veel geschreven content. Ik maak een contentplanning waarbij ik zo’n twee weken vooruit werk. Sommige dingen kan ik zelf uitwerken, maar vaak heb ik input nodig van collega’s. Bijvoorbeeld voor onze HR-rubriek, waarin ik nieuwe collega’s interview. Of voor ‘Brilliant in Beweging’, waar elke week een andere afdeling een update geeft over lopende projecten of hun werkzaamheden. Daarnaast plaatsen we noodzakelijke berichten, zoals informatie van het facilitaire team, en HR-mededelingen. Via het platform delen we ook branchespecifiek nieuws.”
Elke dag een activiteit
Welke functies van het interne platform gebruiken jullie het meest?
“We maken veel gebruik van de evenementenmodule. Zo organiseren we volgende week de Nationale Vitaliteitsweek, waarin elke dag een activiteit gepland staat waarvoor collega’s zich via Start Brilliant kunnen aanmelden. Dit kan variëren van lunchwandelingen en workshops tot ademhalingssessies. Ook gebruiken we het platform voor inschrijvingen voor bijvoorbeeld de kerst- of paaslunch, of als Sinterklaas langskomt, en voor de maandelijkse traktatiedag.”
AI gebruiken voor content
Werk je alleen aan de content?
“Voor nu doe ik het alleen, maar ik heb natuurlijk wel input van collega’s nodig. Ik probeer ze te stimuleren zelf content te delen. Die verzoeken krijg ik steeds vaker. Ik gebruik AI dan weleens ter controle van spelling en voor het optimaliseren van de structuur van het bericht. Ik vraag dan bijvoorbeeld: ‘gedraag je als contentspecialist en herschrijf dit bericht voor het intranet, zonder grammaticale fouten en met eenduidelijke opbouw.’ Soms vraag ik AI ook om een afbeelding te genereren. Maar, dat is soms nog een uitdaging. Als het langer dan 3 minuten duurt om een geschikte afbeelding te genereren, ga ik verder en zoek ik naar een andere oplossing. Qua tekst gebruik ik AI als inspiratie of startpunt, maar ik pas het altijd aan zodat het een goedlopend stuk wordt met een herkenbare tone-of-voice.”
Zoek kartrekkers
Lukt het om mensen met alleen content naar Start Brilliant te trekken?
“Het is een uitdaging, omdat het gebruiken van het platform nog niet bij iedereen in het systeem zit. Ik hoor weleens dat mensen geen tijd hebben om alle berichten te lezen. We proberen ze te motiveren door het intranet als startpagina in te stellen en de linkjes van de nieuwsberichten en events elke week in onze groepsapp te delen. Ook worden de nieuwsberichten getoond via narrowcasting. Verder heb ik een paar kartrekkers gevonden, collega’s die net zo enthousiast zijn als ik en anderen overtuigen om ook actief bij te dragen aan het platform. Dat helpt echt!”
Een gestructureerde achterkant
Hoe vind je het CMS om mee te werken?
“Het is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Ik maak veel gebruik van de planningsfunctie; ik heb bijvoorbeeld alles voor volgende week al ingepland. Dan staat er content klaar, maar kan ik ook last minute nog dingen oppakken.Daarnaast is het fijn dat je gestructureerd kunt werken, bijvoorbeeld door het gebruik van mappen. Daar hou ik wel van.”
Meten is weten
Hoe meet je het succes van wat je doet?
“Ik plaats berichten meestal om 7:00 uur ‘s ochtends of na 17:00 uur, zodat ik kan monitoren hoe vaak en wanneer berichten worden gelezen. Nu blijkt dat het intranet nog niet door iedereen als dagstart wordt gebruikt, maar daar willen we wel naartoe.”
Reageren met een hartje
Tessa is naast contentmanager ook gebruiker van het social intranet:
“Alle bedrijfsapps staan erin, zoals ons ERP-systeem en SharePoint, dus dat is handig. Ik vind het fijn dat ik alles makkelijk kan terugvinden via de zoekbalk of de kennisbank ‘Zo doen we dat’. Ik ben erg betrokken bij het bedrijf en blijf graag op de hoogte van wat er speelt. Ik reageer vaak op berichten met een hartje of een berichtje.”
Innovatief gebruik
In de zomer van 2024 was Brilliant druk bezig met haar WELL-certificering. Het bedrijf wilde medewerkers eenvoudig inzicht geven in de omgevingswaarden op de werkplek. Dirk van Loon, CTO van Synigo Pulse, ontwikkelde een speciale integratie met de klimaatbeheersings-software, waardoor sensor-informatie nu niet alleen op de schermen in het pand zichtbaar is, maar ook vanaf elke werkplek via het intranet. Brilliant streeft naar het behalen van WELL Platinum.
“De samenwerking is goed en het meedenken wordt zeer gewaardeerd.”
Tessa Pluk, Contentmanager Brilliant Group
Toekomstwensen platform
Wat zijn je doelen voor de toekomst?
“Ik zou graag nog specifiekere pagina’s willen maken voor HR enMarketing, en de mobiele app willen inrichten. Dit is vooral handig voor ons logistieke team, omdat zij niet vanaf een laptop werken maar wel altijd hun mobiel bij zich hebben.”
Aan enthousiasme en visie ontbreekt het in ieder geval niet. Wij hebben er het volste vertrouwen in dat dit gaat lukken. Succes, Tessa en collega’s!
De workspace van Brilliant wordt geleverd door KNNS, dat gespecialiseerd is in innovatieve workspace-oplossingen. Dankzij deze solide basis heeft Brilliant haar interne communicatie naar een hoger niveau getild. Het platform van KNNS, bekend om zijn gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit, stelt medewerkers in staat om eenvoudig toegang te krijgen tot belangrijke bedrijfsinformatie en tools. Dit bevordert de samenwerking en productiviteit, ongeacht de locatie van de medewerkers.
