DC-Terra

Een nieuwe digitale werkplek als fundament voor een gefuseerde organisatie

Terra, een onderwijsinstelling met verschillende typen onderwijs (VO & MBO) in Noord-Nederland, is recentelijk gefuseerd met Drenthe College. Dit heeft geleid tot de oprichting van DCTerra. Een fusie brengt uitdagingen met zich mee, zowel op het vlak van informatievoorziening als ICT. We spreken met Paul Sipkes, Adviseur Online Marketing en Communicatie bij Terra, en Oksana Sosinovitsj, Functioneel Beheerder bij Drenthe College, over de implementatie van hun nieuwe digitale werkplek en intranet platform.

Noodzaak voor verandering
Tijdens de fusie van de twee onderwijsinstellingen ontstond de noodzaak voor een nieuw platform om verschillende systemen en informatiebronnen (voor 25 vestigingen) naadloos samen te brengen. Paul legt uit waarom de overstap naar een nieuw platform noodzakelijk was: “In een fusie loopt niet alles gelijk. ICT loopt eigenlijk voor de muziek uit. Er komt een hoop informatie samen en dat moeten we overzichtelijk houden.” Het nieuwe portaal biedt een centrale, gebruiksvriendelijke oplossing die alle medewerkers en studenten eenvoudig toegang geeft tot de benodigde informatie en tools, wat essentieel is voor een soepele samenwerking en communicatie binnen de gefuseerde organisatie.

Gebruikersgemak
In augustus ging DCTerra live met hun nieuwe digitale werkplek. Het platform werd gekozen na een aanbesteding (Terra) en als bewuste keuze op basis van vooronderzoek en vergelijking (DCTerra). “We hebben eerst onze wensen en eisen vastgesteld. We zochten een platform dat eenvoudig aan te passen is aan de behoeften van elke doelgroep.” Oksana voegt toe: “Een onboarding module, flexibiliteit, gebruikersgemak en personalisatie waren andere belangrijke selectiecriteria. Ons vorige portaal kon dit in mindere mate bieden. Synigo Pulse kwam voor ons het beste uit de bus.” Ook de studenten hadden een duidelijke wens die Synigo kon vervullen: informatie tot zich nemen via hun smartphone. Dat kan natuurlijk met onze Native App, die we DCTerra Connect App noemen.

Implementatie zelf gedaan
Terra werkte al met Pulse en heeft veel van de implementatie zelf gedaan. Paul vertelt: “We hadden al een koppeling met het netwerk en wisten hoe alles werkte. Daarom hebben we het nieuwe portaal zelf opgezet, zonder externe IT-partners. Dit gaf ons de flexibiliteit om snel te schakelen en het platform naar onze wensen aan te passen.”

Personalisatie
In eerste instantie wilde Terra het nieuwe portaal centraal inrichten. Al snel werd er echter veel informatie per vestiging aangeboden. DCTerra Connect is centraal ingericht voor het MBO, terwijl we voor het VO specifieke content per vestiging aanbieden. Daarnaast personaliseren we de informatie voor elke medewerker, leerling en student. We moesten rekening houden met verschillende onderwijstypen, huisstijlen en de docenten hadden ook nog de wens om accounts van hun studenten in te zien. Het werd steeds meer gedetailleerd,” zegt Paul.

Het nieuwe platform biedt 1.700 medewerkers en 13.000 studenten de mogelijkheid om hun startpagina te personaliseren met verschillende widgets. Oksana: “Medewerkers en studenten kunnen widgets, favoriete applicaties en andere nuttige tools toevoegen aan hun persoonlijke pagina. Dat verhoogt de betrokkenheid en maakt het platform echt gebruiksvriendelijk.”

Training en goede informatie
“Training en goede content zijn cruciaal,” zegt Oksana. “Het blijft een kunst om de content actueel en interessant te houden.” Paul voegt toe: “Het is heel belangrijk dat we ook de collega’s die content op het portaal plaatsen gaan trainen, zodat het geordend blijft en de juiste doelgroepen de voor hen geschikte informatie zien.” Bovendien is het, volgens Paul, belangrijk dat ze een balans vinden in tijd als het gaat om eigen werk en informatie op het portaal zetten. “Dat is voor veel organisaties een uitdaging.”

Klaar voor de toekomst
De fusie brengt ook in de toekomst veranderingen met zich mee. Nu bieden we informatie aan het Drenthe College over personele zaken, maar ook aan Terra. Dit is nu nog niet hetzelfde, maar in de toekomst komt dat wel,” zegt Paul. “Studenten bij Drenthe College kunnen digitaal vrijstelling aanvragen, maar niet bij Terra. We zijn druk bezig om alle informatie samen te voegen, het platform is klaar voor de toekomst.

Veel gebruikt
Het is nog kort na de livegang, maar de eerste resultaten zijn al duidelijk. “Het portaal wordt veel gebruikt,” geeft Paul aan. “Nieuwsberichten, Weten & Regelen (de kennisbank), de Start schooljaar MBO landingspagina en de apps widget worden het meeste gebruikt. Het is gemakkelijk doorschakelen naar je werk, dus bijvoorbeeld documenten opzoeken of een overzicht van de teams. We merken het verschil eigenlijk nu al. Als alle informatie goed op orde is, wordt er minder gebeld. En als er dan gebeld wordt, kunnen we verwijzen naar het portaal. We werken aan een koppeling met ServiceNow zodat informatie nog makkelijker gevonden kan worden.”

Alles op één plek, wel zo handig
DCTerra blijft werken aan de optimalisatie van hun digitale werkplek. Paul: “We willen meer gebruik maken van de data en overwegen verdere integraties met andere applicaties en widgets. Alles op één plek, wel zo handig.”

Wij wensen Paul, Oksana en hun collega’s veel succes met hun nieuwe platform en kijken uit naar de toekomstige ontwikkelingen.