DESTIL is een groothandel voor de bouw, industrie en safety met 50 vestigingen in Nederland. Na enkele overnames besloot de organisatie te investeren in een uniforme werkomgeving, met uniforme applicaties. Onderdeel daarvan is een nieuwe online werkplek met Office 365 als basis.
“Dat is hét moment om te investeren in een nieuwe online cloudwerkplek.”
Mirthe Dekkers
Mirthe Dekkers, E-commerce & Marketing Manager bij DESTIL: “We hadden nog een datacenter met fysieke servers. Toen we besloten om de hele organisatie naar één ERP-omgeving te migreren, is er ook voor gekozen om al onze IT in de cloud onder te brengen. Dat is hét moment om te investeren in een nieuwe online cloudwerkplek.”
Gebruiksgemak
Op aanraden van IT-partner KNNS heeft DESTIL contact gezocht met Synigo. Net als KNNS vindt Synigo dat het bij IT niet draait om de technologie, maar om gebruiksgemak. IT moet de medewerker ondersteunen en niet andersom. Dekkers: “Synigo heeft voor ons een cloudwerkplek ontwikkeld waarbij medewerkers alle voor hen relevante informatie en applicaties op één startscherm vinden. Op dat startscherm staan je applicaties, zoals ERP en Outlook, maar ook een evenementenkalender, storingsmeldingen en onze nieuwsbrief, die we voorheen via e-mail naar iedereen toestuurden.”
“Focus niet op de technologie, maar op het gebruiksgemak.”
Mirthe Dekkers
Een groot adoptieprogramma was niet nodig, vertelt Dekkers. “Op de werkplek moest fysiek een kastje worden vervangen. De IT-medewerker die dat kwam doen, heeft aan zijn collega uitleg gegeven over de nieuwe werkplek en laten zien waar je wat kunt vinden. De online werkplek is duidelijk en overzichtelijk, waardoor een uitgebreide training niet nodig was. Als medewerkers daarna toch nog vragen hadden, werden ze geholpen door de helpdesk.”
Begonnen met eenvoudige basis
DESTIL heeft de eerste opzet van de nieuwe cloudwerkplek bewust simpel gehouden. “Het lijkt op onze oude SharePoint-omgeving”, zegt Dekkers. “We beschikken nu door Office 365 over heel veel extra functionaliteit, maar deze hebben we bewust niet direct allemaal beschikbaar gesteld. We willen mensen eerst laten wennen aan de nieuwe manier van inloggen en dan stap voor stap meer functies toevoegen.”
“Hou het simpel en verbeter stap voor stap.”
Mirthe Dekkers
Op afstand samenwerken
Eén van die functies is Teams, dat al op kleine schaal wordt gebruikt door projectteams waarvan de medewerkers op verschillende locaties werken. Dekkers: “Dat is heel handig, dan kun je met minder reistijd toch prima samenwerken. Je hebt één online samenwerkingsomgeving voor alle leden van het projectteam. Je kunt online vergaderen, samen aan documenten werken et cetera.”
Blijven verbeteren
Drie maanden na de implementatie van de nieuwe online werkplek gaat DESTIL met Synigo een traject in om meer functionaliteit uit te rollen. “We willen blijven verbeteren en ontwikkelen, maar wel op een manier die bij ons past en die aansluit bij hoe wij werken. Daarom zijn we ook zo blij met de samenwerking met KNNS en Synigo; zij zorgen ervoor dat we continu blijven focussen op toegevoegde waarde voor onze medewerkers en ons niet verliezen in allerlei hippe tools die niets toevoegen. Mijn voornaamste advies aan andere organisaties die migreren naar een online werkplek is dan ook: hou het simpel.”
