Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in regio Eemland. Tijdens de coronaperiode gingen zij over op de nieuwe digitale werkplek van Simac, op basis van het Synigo Pulse platform. Connie van Rooijen, Teammanager Functioneel Beheer bij Beweging 3.0 licht toe wat daar allemaal bij kwam kijken voor het projectteam en de 3.000 medewerkers.
Toekomstbestendige digitale werkplek
Connie vertelt waarom het nodig was om over te gaan op een nieuwe digitale werkplek: ‘‘Het was voor ons een heel groot project. We veranderden namelijk compleet onze werkwijze. Van nieuwe systemen en netwerkaanpassingen tot de overgang naar Microsoft 365 en het hosten van alle applicaties in één portal. Ons vorige systeem was erg verouderd qua techniek. Alles hing houtje-touwtje aan elkaar vast. Om optimaal zorg te kunnen verlenen, is het belangrijk om een goede en toekomstbestendige digitale werkplek te hebben.’’
‘‘Het was voor ons een heel groot project. We veranderden namelijk compleet onze werkwijze.”
Connie van Rooijen
Compleet systeem
‘‘Simac heeft ons geadviseerd in de keuze voor onze nieuwe digitale werkplek. We waren al gewend om vanuit een Content Management Systeem te werken, dus dat vonden we belangrijk. Om zelf aan de knoppen te kunnen zitten. En we zochten naar een compleet systeem met veel mogelijkheden waar de Microsoft 365 functionaliteiten het best tot haar recht komen. We zijn goed begeleid door Simac en de keuze voor de digitale werkplek van Simac, op basis van Microsoft en Synigo Pulse, was dan ook snel gemaakt.’’
Zorg stopt nooit
De medewerkers van Beweging 3.0 zijn heel divers. ‘‘We hebben de wijkverpleging, die is continu onderweg van cliënt naar cliënt. Intramurale zorg, op een specifieke locatie. Onze takken Leef3 en Welzijn, die onder andere mensen in de regio ondersteunen met maatschappelijk werk en tafeltje dekje. We bieden dagbehandeling en revalidatiezorg aan voor ouderen. En we hebben natuurlijk onze ondersteunende diensten die vanuit kantoor of huis werken. Onze dienstverlening gaat 7 dagen per week, 24 uur per dag door. Dat maakte de implementatie van de digitale werkplek voor ons best een spannend traject. We wilden namelijk iedereen bereiken. En het voor medewerkers écht hun startpunt van de werkdag maken.’’ Dat is goed gelukt met de aanpak van Simac.
Handen tekort
‘We hadden bedacht om alle content van de oude tooling over te zetten naar de nieuwe omgeving. Daar hadden we ons nog wel in vergist. De indeling is anders en je moet zoveel linkjes herstellen. En informatie die drie maanden geleden actueel was, is dat zeker in coronatijden, al niet meer. Om de vaart erin te houden regelde Simac content experts. Zij hebben de content efficiënt overgezet. We zijn heel goed gefaciliteerd, geadviseerd en geholpen door Simac en Synigo, om uiteindelijk toch nog op tijd over te gaan naar de nieuwe digitale werkplek. En de content op een mooie en goede manier te presenteren.’’
Project op afstand
Corona zorgde ervoor dat het project voor Beweging 3.0 even anders liep. ‘‘We zijn gestart midden in de coronatijd. Dat zorgde ervoor dat we het hele project op afstand hebben gedaan. Er was zelfs een fase dat niemand op locatie kon komen. Dat heeft ervoor gezorgd dat het project met wat horten en stoten is gegaan. Om een voorbeeld te geven: sommige projectleden hebben elkaar pas live ontmoet tijdens het afscheidsetentje. Je kunt je voorstellen dat de afstemming van een nieuwe digitale werkplek soms wat lastiger verloopt als je iemand nog niet in de ogen hebt aangekeken. Ondanks dat hebben we ons niet laten tegenhouden en de deadline gehaald. Ik ben heel trots op het eindresultaat! We hebben nu een landingspage met organisatienieuws, een sociale tijdlijn en een duidelijke kennisbank. Die ook via een app op je mobiel toegankelijk is.’’
Livegang met extra energie
Connie blikt terug op de livegang: ‘‘Voor de zomervakantie zijn twee locaties live gegaan en daarna elke week een andere locatie. In de week dat we op een locatie live gingen, waren er fysiek ook collega experts aanwezig om te ondersteunen. De middelen die nodig waren voor het werk werden uitgedeeld (denk aan telefonie, laptop e.d.). Ook waren er smoothies, zodat collega’s wat extra energie kregen. Toen iedereen over was naar de nieuwe digitale werkplek hebben we uitgebreid de tijd genomen voor nazorg. Dit is belangrijk voor de medewerkers die wat minder digitaal en technisch vaardig zijn.’’
Eén platform voor communicatie
‘‘Het enthousiasme van medewerkers is groot en leverde direct zichtbare functionaliteit en prestaties. Toch krijg je lang niet iedereen meteen mee. We zijn nu bezig met het bevragen van onze medewerkers. Ze vinden het fijn dat we één plek hebben waar alles samen komt, zoals hun favoriete apps, nieuws en de kennisbank. Maar ze vinden ook dat het nog overzichtelijker en relevanter kan. We willen graag één platform voor onze communicatie binnen Beweging 3.0.”
‘‘Het enthousiasme van medewerkers is groot en leverde direct zichtbare functionaliteit en prestaties.”
Connie van Rooijen
Verdere optimalisatie
Het projectteam maakt zich nu klaar voor de optimalisatiefase: ‘‘We hebben het organisatienieuws nu nog voor iedereen beschikbaar. Maar we kunnen ons goed voorstellen dat mensen die op een bepaalde locatie werken, andere dingen willen zien – specifiek voor hun locatie. We zijn daarom gestart met het project ‘optimalisatie’. Zodat we met de geest van deze tijd onze medewerkers nog beter kunnen ondersteunen. De digitale werkplek is een heel mooi platform dat je helemaal zelf naar eigen wensen kunt inrichten. En waarmee je verschillende doelgroepen binnen de organisatie heel specifiek kan bereiken. Daar moeten en gaan wij onze energie in steken. Zodat het voor iedereen de werkomgeving wordt waar ze enthousiast over blijven.’’
Simac | Your Space
Beweging 3.0 wordt bijgestaan door onze partner Simac. Met een beproefde aanpak helpen zij bij de implementatie en het beheer van de werkplek. Collega’s van Simac zorgen ervoor dat de medewerkers overal en altijd toegang hebben tot applicaties en data, ongeacht het type device of de rol van gebruikers. Simac | Your Space is een cloudwerkplek en daarmee operating system onafhankelijk. Wil je meer weten? Neem dan een kijkje op deze website.
